Firmenkreditkarten-Vergleich
- Direkte Abrechnung mit der Firma
- Keine Vorleistung durch Mitarbeiter notwendig
- Minimierter administrativer Aufwand
- Ggf. inklusive Versicherungsschutz für den reisenden Mitarbeiter
- Transparenz und Überblick über Kosten
Das ist die Firmenkreditkarte
Es kommt im Alltag eines Unternehmens nicht selten vor, dass Mitarbeiter geschäftliche Ausgaben tätigen, die nicht aus eigener Kasse, sondern aus der Firmenkasse gezahlt werden. Das passiert zum Beispiel auf einer Dienstreise oder wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf für das Unternehmen tätigt. In solchen Fällen lohnt sich dann oft der Einsatz der Firmenkreditkarte! Weiterhin haben Kreditkarten natürlich immer die Standard-Dienste wie Online-Banking, bargeldlos bezahlen, Card Control, Kontaktlos-Funktion, Apple Pay und Google Pay. Bei Premium-Karten kommen noch Bonusprogramme wie Miles More oder Versicherungsleistungen hinzu.
Vorteile für das Unternehmen
Firmenkreditkarten sind aus dem modernen Geschäftsumfeld nicht mehr wegzudenken. Denn die Firmenkreditkarte bietet den Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
Vereinfachter Kostenprozess
Die Firmenkreditkarte erspart dem Unternehmen einen hohen verwaltungstechnischen Aufwand. Ohne Kreditkarte müssten die Mitarbeiter umständlich Quittungen aufbewahren, diese einreichen und ihre Herkunft erklären. Noch komplizierter würde das Prozedere, wenn ein Mitarbeiter sein Konto wegen einer Dienstreise überziehen und Dispo-Zinsen entrichten müsste.
Früher hatten größere Firmen Personal starke Abteilungen zur Reisekostenabrechnung; hier spart der Einsatz einer Firmenkreditkarte Geld, da das Personal wegfällt, wenn eine firmeninterne Reisekostenabrechnung durch Firmenkreditkarten überflüssig wird.
Meistens handelt es sich bei Firmenkreditkarten um sogenannte Charge Cards. Da Rechnungen in der Regel über ein Firmenkonto beglichen werden, herrscht durch die Verwendung von Kreditkarten eine größtmögliche Transparenz für das Unternehmen. Auf der monatlichen Abrechnung kann nämlich jeder Bezahlvorgang nachvollzogen werden.
Genauer Kostenüberblick
Die Firma hat über die Firmenkreditkarte zusätzlich einen gewissen Überblick darüber, was die Mitarbeiter auf Reisen machen, genauer gesagt, welche Ausgaben sie tätigen.
Einzelne Ausgaben können leichter zugeordnet werden, wodurch die umständliche Aufbewahrung von Quittungen nicht weiter notwendig ist. Spesen- und Reisekostenabrechnungen werden dadurch sehr viel leichter, außerdem muss die Firma keine Kostenvorschüsse an Mitarbeiter zahlen.
Hohe Sicherheitsstandards
In puncto Sicherheit sind Kreditkarten für Unternehmer genauso zuverlässig wie Kreditkarten für Privatpersonen. Datenklau und Kopieren der Karte wird mittels EMV-Chip verhindert, bei Einkäufen online dient der CVC-Code als Sicherheit. Auch die Nutzung von Apple Pay und Google Pay ist mit fast allen Business Cards möglich und sehr sicher.
Die Vorteile für Mitarbeiter
In vielen Unternehmen in Deutschland und der Welt haben sich Firmenkreditkarten als Standard durchgesetzt. Die Karten haben dabei auch Vorteile für die Mitarbeiter:
Keine finanzielle Vorleistung notwendig
Eine Firmenkreditkarte erspart es Mitarbeitern, für ihr Unternehmen in finanzielle Vorleistung zu gehen. Mit der Firmenkreditkarte kann ein Hotel problemlos bezahlt werden, ohne dass zunächst der Mitarbeiter dafür aufkommen muss. Zudem können Sie mit der Firmenkreditkarte mittels Kontaktlos-Funktion bequem bargeldlos bezahlen.
Vereinfachung von Reisekostenabrechnungen
Eine Dienstreise ins Ausland kann nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch eine Herausforderung darstellen. Zum Beispiel dann, wenn im Reiseland in einer anderen Währung gezahlt wird.
In einem Unternehmen, das den Angestellten Business Kreditkarten zur Verfügung stellt, entstehen derartige Probleme in der Regel nicht. Zudem können Firmenkreditkarten weltweit eingesetzt werden. Bei der American Express Business Platinum, der Tide Debit Business und der American Express Business Kreditkarte handelt es sich um empfehlenswerte Angebote. Ob Sie oder Ihr Unternehmen sich für eine Mastercard Business oder eine Visa-Business entscheiden, bleibt den individuellen Anforderungen derjenigen, die die Firmenkreditkarte nutzen, überlassen.
Bonusleistungen von Kreditkarten
Hier ist es zudem angenehm und effizient, dass der Mitarbeiter nicht gegebenenfalls zusätzlich versichert werden muss, da der Versicherungsschutz über die Firmenkreditkarte gewährleistet ist.
Firmenkreditkarten bieten – wie auch andere Kreditkarten – über viele Vorteile in Form von Zusatzleistungen. Dazu gehören nicht nur Versicherungen, sondern auch Bonus- und Rabattprogramme, die dem Mitarbeiter jede Reise so bequem wie möglich machen, wie der Zutritt zu VIP-Lounges am Flughafen.
Private und geschäftliche Ausgaben
Mitarbeitern sollte klar sein, dass über die Firmenkreditkarte eine vollständige Transparenz des eigenen Tuns entsteht. Wer also auch während einer Dienstreise nachts ausgehen möchte, sollte das Taxi nicht mit der Firmenkreditkarte begleichen, da auf der Karte letzten Endes auch die Uhrzeit der Transaktion verbucht ist. Wer also unschönes Getuschel bezüglich des persönlichen Lebensstils oder gar unangenehme Fragen vonseiten des Arbeitgebers vermeiden möchte, sollte private Ausgaben unter allen Umständen auch privat begleichen.
Sicherung der Privatsphäre
Viele Menschen haben das ungute Gefühl, durch eine Firmenkreditkarte in einer gewissen Weise ausgespäht zu werden. Wer jedoch keine unrechtmäßigen Ausgaben mit der Karte tätigt oder die Firmenkreditkarte privat nutzt, muss auch nicht die Befürchtung haben, dass die Endabrechnung unangenehme Überraschungen mit sich bringt.
Wer also private und geschäftliche Aktivitäten auch im Hinblick auf die Bezahlung klar trennt, muss sich bezüglich seiner Privatsphäre keine Sorgen machen.
Corporate Cards & Business Cards
Es gibt zwei Arten von Firmenkreditkarten: die Corporate Card und die Business Card. Mittlerweile verschwimmen die Unterschiede zwischen Corporate und Business Card zwar, trotzdem lässt sich vorwiegend eine Verschiedenheit festhalten:
Corporate Card
Für große Firmen mit vielen Mitarbeitern bieten sich diese Karten an. Hier gibt der Kreditkartenherausgeber gleich mehrere Karten an ein Unternehmen heraus oder an verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens.
Der Vorteil im Vergleich zur Business Card ist hierbei der, dass die Konditionen oftmals individuell festgelegt werden können. Je mehr Karten einem Unternehmen ausgestellt werden, umso positiver kann das Angebot des Herausgebers ausfallen.
Außerdem bieten die Karten den Inhabern oftmals attraktive Zusatzleistungen wie Reiseversicherungen oder Rabattfunktionen, die jede Firmenreise umso komfortabler machen. Der Arbeitgeber muss sich dann nicht für jede anstehende Reise um eine externe Versicherung für die Mitarbeiter kümmern.
Business Card
Als Kreditkarte ist die Business Card vorwiegend für kleinere und mittlere Unternehmen, Freelancer und Selbstständige von Bedeutung. Die Business Card wird in der Regel in begrenzten Stückzahlen ausgegeben, weshalb sie sich weniger für größere Unternehmen eignet.
Das bedeutet jedoch auch, dass kleinere Bestellmengen der Business Card oft mit klar definierten Konditionen verbunden sind. Die Business Card bietet weniger Flexibilität. Inhaber der Business Card haben daher meist weniger Spielraum, was die Auswahl der Leistungen und die Konditionen der Karte betrifft. Dies führt dazu, dass kleinere und mittlere Unternehmen, die eine Business Card besitzen, selten mit exklusiven Zusatzleistungen rechnen können, die oft mit umfangreicheren oder teureren Karten verbunden sind.
Transparenz und Überblick
Gerade in einer Firma, in der mehrere Firmenkreditkarten im Einsatz sind, sind Überblick und Transparenz besonders wichtig. Um sämtliche Zahlungen nachvollziehen zu können, laufen alle Kreditkarten überwiegend über ein Firmenkonto. Neben bereits vorhandenen Funktionen wie Card Control kann ein Unternehmen möglichen Gefahren aus dem Weg gehen, indem es die Möglichkeiten der Nutzungseinschränkungen in Anspruch nimmt:
- Um keine zu hohen Ausgaben zu riskieren, können nutzerbedingte Limits für Firmenkreditkarten festgelegt werden.
- Anstelle von Charge Cards kann das Unternehmen auch Prepaid-Karten herausgeben. Der Vorteil hierbei ist, dass die Karte vor einer Geschäftsreise aufgeladen werden kann und folglich nur der Betrag zur Verfügung steht, der sich auf dem Kreditkartenkonto befindet.
- Eine weite Möglichkeit ist die Herausgabe einer Debit Card bzw. Debit-Kreditkarte. Bei dieser Art von Kreditkarte werden die Kosten genau wie bei einer EC-Karte direkt oder zumindest zeitnah vom Konto abgebucht.
Herausgeber von Firmenkreditkarten ermöglichen einem Unternehmen auf diese Weise, dass es die Kreditkarten an die Nutzer anpasst und individuelle Karten an verschiedene Mitarbeiter ausstellt. Dadurch können einzelne Ausgaben einfacher nachvollzogen werden und die Kontrolle über den finanziellen Haushalt einer Firma ist besonders groß.
Fazit: Wann lohnt sich eine Firmenkreditkarte?
Ob und welche Firmenkreditkarte sich lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab. Oftmals legen auch die Kreditkarten-Anbieter bestimmte Bedingungen fest, unter denen eine Firma eine Corporate oder Business-Kreditkarte beantragen kann.
American Express zum Beispiel gibt die Karte für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 30 Millionen Euro heraus. Für Business Cards herrschen teilweise weniger strikte Voraussetzungen, da sich Business Cards ebenso für Freelancer und Selbstständige eignen. Die Miles More Blue Credit Card Business oder die Miles & More Gold Credit Card Business beispielsweise weist ein umfangreiches Bonusprogramm wie Miles More oder Versicherungsleistungen auf. Standard-Dienste wie Online-Banking, bargeldlos bezahlen, Card Control, Kontaktlos-Funktion, Apple Pay und Google Pay sind aber bei fast allen Anbietern enthalten.
Da eine Firmenkreditkarte die Abrechnungs- und Verwaltungsarbeit eines Unternehmens ungemein vereinfacht, ist es immer sinnvoll, sich über die Anschaffung solcher Karten Gedanken zu machen. Hierbei kann zwischen mehreren Angeboten dasjenige ausgewählt werden, das perfekt zu den Gewohnheiten einzelner Mitarbeiter und somit gut zum Unternehmen passt. Durch die Auswahl verschiedener Abrechnungsarten und den Status der Firmenkreditkarten kann das Unternehmen ganz einfach entscheiden, welche Leistungen die passenden sind.
Die passende Business-Kreditkarte finden
Um die Firmenkreditkarte zu finden, die optimal zu den Ansprüchen und Gewohnheiten eines Unternehmens passt, empfiehlt sich ein Kreditkarten-Vergleich. Hierbei kann genau angegeben werden, welche Kriterien von Bedeutung sind und welche Zusatzleistungen gewünscht werden. So findet jedes Unternehmen die richtige Firmenkreditkarte für den eigenen Gebrauch.
Häufige Fragen
Bei der Auswahl Ihrer Firmenkreditkarte kommt es natürlich erst mal auf die Größe Ihres Unternehmens an. Als selbstständige Person haben Sie ganz andere Ansprüche an eine Karte als ein Konzern. Generell gilt also darauf zu achten, welche Zusatzleistungen Sie brauchen, wie viele Partnerkarten Sie benötigen, welche Gebührenstruktur vorteilhaft ist und ob die Karte ausreichend abgesichert ist. Als Vielreisende:r sollten Sie z. B. darauf achten, dass beim Auslandseinsatz keine Fremdwährungsgebühren anfallen und eventuell Versicherungen inkludiert sind.
Firmenkreditkarten – unabhängig davon, ob Visa, American Express oder Mastercard Business – sollten normalerweise nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Wird eine Firmenkreditkarte privat genutzt, beispielsweise zum Bargeld abheben, kann das als Missbrauch betrachtet werden. Und zu rechtlichen Konsequenzen führen. Mitarbeiter sollten die Unternehmensrichtlinien beachten und persönliche Ausgaben getrennt halten. Bei Fragen dazu, wie sie die Firmenkreditkarte nutzen dürfen, ist es ratsam, die interne Buchhaltungsabteilung oder den Vorgesetzten zu konsultieren – insbesondere dann, wenn die Karte von Ihnen auch privat genutzt werden soll.
Die Haftung in Bezug auf eine Firmenkreditkarte hängt von der Art der Vereinbarung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen ab. In den meisten Fällen liegt die Haftung jedoch bei der Firma, die die Kreditkarte ausgestellt hat. Dies bedeutet, dass das Unternehmen letztlich für alle berechtigten Geschäftsausgaben, die mit Business Cards getätigt wurden, verantwortlich ist.
Wer haftet, kann aber auch durch spezifische Richtlinien bestimmt sein, die im Falle von Missbrauch oder nicht autorisierter Nutzung vorsehen, dass der Mitarbeiter persönlich haftet. Diese Bestimmungen können je nach Unternehmenspolitik und Vereinbarungen variieren. Damit Sie wissen, wer haftet, ist es ratsam, dass Sie sich als Mitarbeiter mit den Richtlinien und Vereinbarungen vertraut machen, die mit der Nutzung der Firmenkreditkarte verbunden sind. Auf diese Weise vermeiden Sie mögliche Missverständnisse oder rechtliche Konsequenzen.
Die Schufa kann bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte eine Rolle spielen, da die Kreditwürdigkeit des Unternehmens oder des haftenden Geschäftsführers geprüft werden kann. Ein negativer Schufa-Eintrag kann die Genehmigung erschweren, aber es gibt spezialisierte Kreditkarten für Unternehmen mit schlechter Bonität. Betroffene sollten sich direkt an die Bank oder das Kreditkartenunternehmen wenden, um genaue Informationen zu erhalten.