Firmenkreditkarten-Vergleich
- Direkte Abrechnung mit der Firma
- Keine Vorleistung durch Mitarbeiter notwendig
- Minimierter administrativer Aufwand
- Ggf. inklusive Versicherungsschutz für den reisenden Mitarbeiter
- Transparenz und Überblick über Kosten
Wozu eine Firmenkreditkarte?
Es kommt im Alltag eines Unternehmens nicht selten vor, dass Mitarbeiter Zahlungen tätigen, die nicht aus eigener Kasse, sondern aus der Firmenkasse gezahlt werden. Das passiert zum Beispiel auf einer Dienstreise oder wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf für das Unternehmen tätigt, insbesondere für Online-Einkäufe lohnt sich eine Kreditkarte. Positiv ist zudem, dass Sie auch Google Pay und Apple Pay mit nahezu allen Business Kreditkarten nutzen können. Ohne Firmenkreditkarten verliert das Unternehmen in der Regel viel Zeit und Geld: Um den Mitarbeiter nicht in finanzielle Notlagen zu bringen, muss – ein Unternehmen möglicherweise Vorauszahlungen tätigen. Sämtliche Bezahlvorgänge müssen außerdem durch Belege und Rechnungen festgehalten werden, was die Buchhaltung besonders aufwendig macht und zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt. Sie sehen: Gibt es in einem Unternehmen Firmenkreditkarten, fallen derartige Arbeitsgänge in der Regel weg.
Vereinfachte Kostenprozesse
Eine Firmenkreditkarte erleichtert diesen Prozess enorm. Sie kann für einzelne Mitarbeiter ausgestellt werden und bietet hohe Flexibilität: Nutzen Sie als Arbeitnehmer eine solche Kreditkarte profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch Sie selbst, denn Sie müssen zum Beispiel auf einer Geschäftsreise weder Geld aus der eigenen Tasche auslegen, noch Kassenzettel und Rechnungen aufbewahren.
Meistens handelt es sich bei Firmenkreditkarten bzw. Firmenkreditkarten um sogenannte Charge Cards. Da Rechnungen in der Regel über ein Firmenkonto beglichen werden, herrscht durch die Verwendung von Kreditkarten eine größtmögliche Transparenz für das Unternehmen. Auf der monatlichen Abrechnung kann nämlich jeder Bezahlvorgang nachvollzogen werden.
Viele Vorteile für Mitarbeiter
Eine Firmenkreditkarte erspart es Mitarbeitern, für ihre Unternehmen in finanzielle Vorleistung zu gehen. Wer zum Beispiel einige Tage auf einer Messe verweilen muss und für die Übernachtungen zu dieser Zeit ein Hotel buchen möchte, hätte als Privatperson sehr hohe Kosten zu tragen. Mit der Firmenkreditkarte kann ein Hotel problemlos bezahlt werden, ohne, dass zunächst der Mitarbeiter dafür aufkommen muss. Die Firmenkreditkarte macht es insofern vielen Mitarbeitern erst möglich, gewisse Termine wahrzunehmen. Das gilt insbesondere für Auslandsreisende.
Vereinfachung von Reisekostenabrechnungen
Eine Dienstreise ins Ausland kann nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch eine Herausforderung darstellen. Zum Beispiel dann, wenn im Reiseland in einer anderen Währung gezahlt wird, muss der Arbeitnehmer sich neben seinen Aufgaben stets darum kümmern, wo und wie er Bargeld abheben kann. Sind Sie dagegen ein Unternehmen, das den Angestellten Business Kreditkarten zur Verfügung stellt, entstehen derartige Probleme in der Regel nicht. Zudem können Firmenkreditkarten weltweit eingesetzt werden. Bei der Mastercard Blue Business, American Express Business Platinum und der American Express Business Kreditkarte handelt es sich um empfehlenswerte Angebote von Business Karten. Ob Sie oder Ihr Unternehmen sich für eine Mastercard Business oder eine Visa-Business entscheiden, bleibt den individuellen Anforderungen derjenigen, die die Firmenkreditkarte nutze überlassen.
Hohe Kosten für den Flug muss der Arbeitnehmer ebenfalls nicht scheuen, da sie von vornherein mit der firmeninternen Kreditkarte bezahlt werden können.
Bonusleistungen von Kreditkarten
Hier ist es zudem angenehm und effizient, dass der Mitarbeiter nicht gegebenenfalls zusätzlich versichert werden muss, da der Versicherungsschutz über die Firmenkreditkarte gewährleistet ist.
Firmenkreditkarten bieten – wie auch andere Kreditkarten – über viele Vorteile in Form von Zusatzleistungen. Dazu gehören nicht nur Versicherungen, sondern auch Bonus- und Rabattprogramme, die dem Mitarbeiter jede Reise so bequem wie möglich machen, wie der Zutritt zu VIP-Lounges am Flughafen.
Vorteile einer Kreditkarte für das Unternehmen
Die Firmenkreditkarte erspart dem Unternehmen einen hohen verwaltungstechnischen Aufwand. Ohne Kreditkarte müssten die Mitarbeiter umständlich Quittungen aufbewahren, diese einreichen und ihre Herkunft erklären. Die Prüfung der Angaben ist umständlich und zeitaufwendig. Noch komplizierter würde das Prozedere, wenn ein Mitarbeiter sein Konto wegen einer Dienstreise überziehen und Dispo-Zinsen entrichten müsste.
Früher hatten größere Firmen Personal starke Abteilungen zur Reisekostenabrechnung; hier spart der Einsatz einer Firmenkreditkarte also sogar Geld, da das Personal wegfällt, wenn eine firmeninterne Reisekostenabrechnung durch Firmenkreditkarten überflüssig wird.
In puncto Sicherheit sind Kreditkarten für Unternehmer genauso zuverlässig wie Kreditkarten für Privatpersonen. Datenklau und Kopieren der Karte wird mittels EMV-Chip verhindert, bei Einkäufen online dient der CVC-Code als Sicherheit. Auch die Nutzung von Apple Pay und Google Pay ist mit fast allen Business Cards möglich
und sehr sicher.
Genauer Kostenüberblick
Die Firma hat über die Firmenkreditkarte zusätzlich einen gewissen Überblick darüber, was die Mitarbeiter auf Reisen machen, genauer gesagt, welche Ausgaben sie tätigen und inwieweit etwa der normale Tagesspesensatz für die Mitarbeiter zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist.
Einzelne Ausgaben können leichter zugeordnet werden, wodurch die umständliche Aufbewahrung von Quittungen nicht weiter notwendig ist. Spesen- und Reisekostenabrechnungen werden dadurch sehr viel leichter, außerdem muss die Firma keine Kostenvorschüsse an Mitarbeiter zahlen.
Auch dadurch wird unter Umständen bares Geld gespart: Wenn nämlich Geld vom Firmenkonto abgebucht wird und an einen Mitarbeiter weitergegeben, können dafür keine Zinsen mehr gewonnen werden. Mit einer Firmenkreditkarte hingegen hat das Unternehmen mehrere Wochen Zeit, das Konto wieder auszugleichen, bevor es belastet wird.
Corporate Cards & Business Cards
Es gibt zwei Arten von Firmenkreditkarten: die Corporate Card und die Business-Karte. Mittlerweile verschwimmen die Unterschiede zwischen Business und Corporate Card zwar, trotzdem lässt sich vorwiegend eine Verschiedenheit festhalten:
Corporate Card
Für große Firmen mit vielen Mitarbeitern bieten sich die sogenannten Corporate Cards an. Hier gibt der Kreditkartenherausgeber gleich mehrere Karten an ein Unternehmen heraus oder an verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens.
Der Vorteil hierbei ist der, dass die Konditionen der Corporate Card oftmals individuell festgelegt werden können. Je mehr Karten einem Unternehmen ausgestellt werden, umso positiver kann das Angebot des Herausgebers ausfallen.
Außerdem bieten Corporate Cards den Inhabern oftmals attraktive Zusatzleistungen wie Reiseversicherungen oder Rabattfunktionen, die jede Firmenreise umso komfortabler machen. Der Arbeitgeber muss sich dann nicht für jede anstehende Reise um eine externe Versicherung für die Mitarbeiter kümmern.
Business Card
Business Cards richten sich an kleinere Unternehmen, Freelancer oder Selbstständige. Sie werden eher in geringen Mengen ausgegeben, deshalb sind Business Cards selten für größere Unternehmen geeignet.
Kleinere Kontingente bedeuten jedoch auch meist festgelegte Konditionen. Anders als bei den Corporate Cards haben Inhaber von Business Cards weniger Spielraum in Bezug auf Leistung und Konditionen der Karte. Wer eine Business-Karte besitzt, kann daher seltener mit exklusiven Zusatzleistungen rechnen.
Unterschiedliche Standards bei Geschäftskreditkarten
Was beiden Arten von Business-Kreditkarten gemein ist, ist die Vereinfachung der Buchhaltung durch deren Einsatz. Zudem gibt es sowohl Corporate als auch Business Cards mit unterschiedlichem Status. Je nachdem, welchen Status eine Firmenkarte hat, bietet sie viele oder weniger Zusatzleistungen, die über einfache Zahlungsfunktionen hinausgehen.
Private und geschäftliche Ausgaben
Mitarbeitern sollte klar sein, dass über die Firmenkreditkarte eine vollständige Transparenz des eigenen Tuns entsteht. Wer also auch während einer Dienstreise nachts ausgehen möchte, sollte das Taxi nicht mit der Firmenkreditkarte begleichen, da er oder sie damit rechnen muss, dass auf der Firmenkreditkarte letzten Endes auch die Uhrzeit der Transaktion verbucht ist. Wer also unschönes Getuschel bezüglich des persönlichen Lebensstils oder gar unangenehme Fragen vonseiten des Arbeitgebers vermeiden möchte, sollte private Ausgaben unter allen Umständen auch privat begleichen.
Sicherung der Privatsphäre
Viele Menschen haben das ungute Gefühl, durch eine Firmenkreditkarte in einer gewissen Weise ausgespäht zu werden. Wer jedoch keine unrechtmäßigen Ausgaben mit der Karte tätigt oder die Firmenkreditkarte privat nutzt, muss auch nicht die Befürchtung haben, dass die Endabrechnung unangenehme Überraschungen mit sich bringt. Die Frage wäre außerdem, was ein Unternehmen davon hätte und ob die Erkenntnisse den Aufwand solcher Recherchen rechtfertigen könnten.
Wer also private und geschäftliche Aktivitäten auch im Hinblick auf die Bezahlung klar trennt, muss sich bezüglich seiner Privatsphäre keine Sorgen machen.
Transparenz und Überblick
Gerade in einer Firma, in der mehrere Corporate Cards im Einsatz sind, sind Überblick und Transparenz besonders wichtig. Um sämtliche Zahlungen nachvollziehen zu können, laufen alle Kreditkarten meist über ein Firmenkonto. Ein Unternehmen kann möglichen Gefahren aus dem Weg gehen, indem es die Möglichkeiten der Nutzungseinschränkungen in Anspruch nimmt:
- Um keine zu hohen Ausgaben zu riskieren, können nutzerbedingte Limits für Firmenkreditkarten festgelegt werden. Diese können dann nicht überschritten werden und sichern dem Unternehmen somit eine größtmögliche Sicherheit.
- Anstelle von Charge Cards kann das Unternehmen auch Prepaid Firmenkreditkarten herausgeben. Der Vorteil hierbei ist, dass die Karte vor einer Geschäftsreise aufgeladen werden kann und folglich nur der Betrag zur Verfügung steht, der sich auf dem Kreditkartenkonto befindet. Dadurch entsteht ebenfalls ein größerer Überblick und die Risiken zu hoher Ausgaben werden reduziert.
- Eine weite Möglichkeit ist die Herausgabe einer Debit Card bzw. Debit-Kreditkarte. Bei dieser Art von Kreditkarte werden die Kosten genau wie bei einer EC-Karte direkt oder zumindest zeitnah vom Konto abgebucht, ein richtiger Kredit wird dem Kunden dabei nicht eingeräumt.
Herausgeber von Firmenkreditkarten ermöglichen einem Unternehmen auf diese Weise, dass es die Kreditkarten an die Nutzer anpasst und individuelle Karten an verschiedene Mitarbeiter ausstellt. Dadurch können einzelne Ausgaben einfacher nachvollzogen werden und die Kontrolle über den finanziellen Haushalt einer Firma ist besonders groß.
Wann lohnt eine Firmenkreditkarte?
Ob und welche Firmenkreditkarte sich lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab. Oftmals legen auch die Kreditkarten-Anbieter bestimmte Bedingungen fest, unter denen eine Firma eine Corporate oder Business-Kreditkarte beantragen kann.
American Express zum Beispiel gibt die Corporate Card für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 30 Millionen Euro heraus. Für Business Cards herrschen teilweise weniger strikte Voraussetzungen, da sich Business Cards ebenso für Freelancer und Selbstständige eignen. Die Miles More Blue Credit Card Business oder die Miles & More Gold Credit Card Business beispielsweise weist ein umfangreiches Bonusprogramm auf.
Da eine Firmenkreditkarte die Abrechnungs- und Verwaltungsarbeit eines Unternehmens ungemein vereinfacht, ist es immer sinnvoll, sich über die Anschaffung solcher Karten Gedanken zu machen. Hierbei kann zwischen mehreren Angeboten dasjenige ausgewählt werden, das perfekt zu den Gewohnheiten einzelner Mitarbeiter und somit gut zum Unternehmen passt. Durch die Auswahl verschiedener Abrechnungsarten und den Status der Firmenkreditkarten kann das Unternehmen ganz einfach entscheiden, welche Leistungen die passenden sind.
Die passende Business-Kreditkarte finden
Um die Firmenkreditkarte zu finden, die optimal zu den Ansprüchen und Gewohnheiten eines Unternehmens passt, empfiehlt sich ein Kreditkarten-Vergleich. Hierbei kann genau angegeben werden, welche Kriterien von Bedeutung sind und welche Zusatzleistungen gewünscht werden. So findet jedes Unternehmen die richtige Firmenkreditkarte für den eigenen Gebrauch.
Häufige Fragen
Bei der Auswahl Ihrer Firmenkreditkarte kommt es natürlich erst mal auf die Größe Ihres Unternehmens an. Als selbstständige Person haben Sie ganz andere Ansprüche an eine Karte als ein Konzern. Generell gilt also darauf zu achten, welche Zusatzleistungen Sie brauchen, wie viele Partnerkarten Sie benötigen, welche Gebührenstruktur vorteilhaft ist und ob die Karte ausreichend abgesichert ist. Als Vielreisende:r sollten Sie z. B. darauf achten, dass beim Auslandseinsatz keine Fremdwährungsgebühren anfallen und eventuell Versicherungen inkludiert sind.
Eine Firmenkreditkarte muss nicht die Welt kosten. Manche bekommen Sie sogar kostenlos, wie die N26 Business Standard. Allerdings müssen Sie beachten, dass die kostenlosen Karten in Ihrer Nutzbarkeit stark eingeschränkt sind – mehr als die Basisfunktionen können Sie meistens nicht erwarten. Wenn Sie viel Geld umsetzen wollen und gewisse Funktionen wie mehrere Unterkonten, Partnerkarten und unbegrenzte Geldabhebungen benötigen, müssen Sie vielleicht etwas tiefer in die Tasche greifen. Die Kosten rangieren aber auch hier von knapp 120 € für N26 Business You zu der teuersten American Express Platinum Card für 850 €.
Firmenkreditkarten – unabhängig davon, ob Visa, American Express oder Mastercard Business – sollten normalerweise nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Wird eine Firmenkreditkarte privat genutzt, beispielsweise zum Bargeld abheben, kann das als Missbrauch betrachtet werden. Und zu rechtlichen Konsequenzen führen. Mitarbeiter sollten die Unternehmensrichtlinien beachten und persönliche Ausgaben getrennt halten. Bei Fragen dazu, wie sie die Firmenkreditkarte nutzen dürfen, ist es ratsam, die interne Buchhaltungsabteilung oder den Vorgesetzten zu konsultieren – insbesondere dann, wenn die Karte von Ihnen auch privat genutzt werden soll.
Die Haftung in Bezug auf eine Firmenkreditkarte hängt von der Art der Vereinbarung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen ab. In den meisten Fällen liegt die Haftung jedoch bei der Firma, die die Kreditkarte ausgestellt hat. Dies bedeutet, dass das Unternehmen letztlich für alle berechtigten Geschäftsausgaben, die mit Business Cards getätigt wurden, verantwortlich ist.
Wer haftet, kann aber auch durch spezifische Richtlinien bestimmt sein, die im Falle von Missbrauch oder nicht autorisierter Nutzung vorsehen, dass der Mitarbeiter persönlich haftet. Diese Bestimmungen können je nach Unternehmenspolitik und Vereinbarungen variieren. Damit Sie wissen, wer haftet, ist es ratsam, dass Sie sich als Mitarbeiter mit den Richtlinien und Vereinbarungen vertraut machen, die mit der Nutzung der Firmenkreditkarte verbunden sind. Auf diese Weise vermeiden Sie mögliche Missverständnisse oder rechtliche Konsequenzen.
Die Schufa kann bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte eine Rolle spielen, da die Kreditwürdigkeit des Unternehmens oder des haftenden Geschäftsführers geprüft werden kann. Ein negativer Schufa-Eintrag kann die Genehmigung erschweren, aber es gibt spezialisierte Kreditkarten für Unternehmen mit schlechter Bonität. Betroffene sollten sich direkt an die Bank oder das Kreditkartenunternehmen wenden, um genaue Informationen zu erhalten.
